Rezeptur, Defektur und Zulassung

Herstellungsprotokoll

Herstellungsprotokoll für Rezeptur und Defektur nach ApBetrO: Pflichtangaben, Abgrenzung zur Herstellungsanweisung, Einwaagekorrektur, Freigabe und Aufbewahrung.

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Wozu das Herstellungsprotokoll dient

Das Herstellungsprotokoll hält fest, was bei einer konkreten Herstellung tatsächlich geschehen ist: welche Ausgangsstoffe aus welcher Charge in welcher Menge verarbeitet wurden, mit welchen Parametern, mit welchem Ergebnis der Kontrollen und durch wen. Für Rezepturarzneimittel ist es in § 7 Abs. 1c, für Defekturarzneimittel in § 8 der Apothekenbetriebsordnung (ApBetrO) vorgeschrieben. In der Prüfung wird gern gefragt, wie sich das Protokoll von Plausibilitätsprüfung, Herstellungsanweisung und Freigabe abgrenzt.

Ohne Protokoll lässt sich bei einer Reklamation, beim Rückruf eines Ausgangsstoffs oder bei einer Revision durch die Aufsichtsbehörde nicht belegen, dass richtig hergestellt wurde. Das Protokoll dient damit der Qualitätssicherung, der Rückverfolgbarkeit und der rechtlichen Absicherung der Apotheke.

📖 Definition: Herstellungsprotokoll

Dokumentation der tatsächlichen Herstellung eines Arzneimittels in der Apotheke (Ist-Zustand). Bei der Rezeptur protokolliert die herstellende Person. Ein Apotheker gibt das fertige Arzneimittel vor der Abgabe frei.

Vier Bausteine der Rezepturdokumentation

Baustein Zeitpunkt Verantwortlich Norm
Plausibilitätsprüfung vor jeder Rezepturherstellung Apotheker § 7 Abs. 1b ApBetrO
Herstellungsanweisung vorab, schriftlich, für viele Herstellungen von einem Apotheker unterschrieben § 7 Abs. 1a ApBetrO
Herstellungsprotokoll während der Herstellung herstellende Person § 7 Abs. 1c ApBetrO
Freigabe nach der Herstellung, vor der Abgabe Apotheker § 7 Abs. 1c Satz 3 ApBetrO

Bei der Plausibilitätsprüfung beurteilt ein Apotheker die Anforderung nach pharmazeutischen Gesichtspunkten. Er prüft Dosierung, Applikationsart, Art, Menge und Kompatibilität der Ausgangsstoffe, ihre gleichbleibende Qualität im fertigen Arzneimittel über den Haltbarkeitszeitraum sowie die Haltbarkeit. Das Ergebnis wird dokumentiert. Bestehen Bedenken, klärt er sie mit der verschreibenden Person, und erst danach darf hergestellt werden. Einzelheiten stehen auf der Seite zur Plausibilitätsprüfung.

Die Herstellungsanweisung legt das Soll fest. Dazu gehören die Herstellungstechnik und Ausrüstung für die jeweilige Darreichungsform, Festlegungen zur Plausibilitätsprüfung, die Gerätschaften, Primärverpackung und Kennzeichnung, die Inprozesskontrollen, soweit möglich, die Vorbereitung des Arbeitsplatzes sowie Freigabe und Dokumentation. Sie kann allgemein für eine Darreichungsform gelten. Bei standardisierten Vorschriften wie NRF-Monographien ist die Monographie die Grundlage.

⚠️ Achtung: Soll gegen Ist

Die Herstellungsanweisung beschreibt, wie hergestellt werden soll, und enthält keine Chargennummern. Chargen- oder Prüfnummern, Ist-Einwaagen, Namen und Abweichungen gehören ins Herstellungsprotokoll.

Was im Herstellungsprotokoll stehen muss

Die Verordnung zählt die Mindestangaben auf; das Wort „insbesondere“ zeigt, dass mehr erlaubt und oft sinnvoll ist. Gesetzlich gefordert sind für die Rezeptur:

Schematisches Formular eines Herstellungsprotokolls mit farbigen Feldern für Patient, Arzt, Ausgangsstoffe mit Charge und Soll-Ist-Einwaage, Parameter, Inprozesskontrollen sowie Unterschriften der herstellenden Person und des freigebenden Apothekers.

Pflichtangaben (§) und empfohlene Angaben im Herstellungsprotokoll einer Rezeptur.
  • Art und Menge der Ausgangsstoffe mit Chargenbezeichnung oder Prüfnummer
  • Herstellungsparameter, z. B. Rührzeit, Drehzahl, Temperatur
  • soweit vorgesehen, die Ergebnisse der Inprozesskontrollen
  • Namenszeichen der Person, die hergestellt hat; hat eine PTA unter Beaufsichtigung hergestellt, auch das Namenszeichen des beaufsichtigenden Apothekers
  • Name des Patienten und des verschreibenden Arztes oder Zahnarztes; bei Tierarzneimitteln Tierhalter, Tierart und verschreibender Tierarzt
  • bei Herstellung auf Kundenanforderung der Name des Kunden (statt der Namen von Patient, Tierhalter oder Kunde genügt auch eine Bezug nehmende Herstellnummer)
  • Freigabe: Ein Apotheker (im Vertretungsfall die vertretungsberechtigte Person nach § 2 Abs. 6) ergänzt das Protokoll vor der Abgabe um das Ergebnis der organoleptischen Prüfung und bestätigt, dass das Arzneimittel dem angeforderten Rezepturarzneimittel entspricht

Bewährt sind außerdem Herstellungsdatum, Bezug zur Herstellungsanweisung, Soll- und Ist-Einwaagen mit der verwendeten Waage, Geräte und Primärpackmittel, die Verwendbarkeitsfrist sowie Abweichungen mit den ergriffenen Maßnahmen. Die Prüfnummer verweist auf die Identitätsprüfung des Ausgangsstoffs in der Apotheke (§ 6, § 11 ApBetrO). Seit dem 22. September 2026 darf diese Prüfung auch eine andere Apotheke desselben Betreibers übernehmen (§ 6 Abs. 3a ApBetrO).

Typische Inprozesskontrollen sind die Prüfung auf Homogenität und Agglomerate (z. B. Ausstrich auf einer Glasplatte), Farbe, Geruch und Konsistenz. Ein pH-Wert ist nur in wasserhaltigen Zubereitungen sinnvoll messbar, eine Temperaturkontrolle bei thermolabilen Stoffen oder Schmelzverfahren. Wird ein Sollwert verfehlt, werden Abweichung und Maßnahme protokolliert. Über die Abgabe entscheidet der freigebende Apotheker.

Einwaage und Einwaagekorrektur

Die Waage muss geeicht sein und zur Menge passen; ihre Mindestlast ist zu beachten. Kleine Wirkstoffmengen gehören auf die Analysenwaage. Bei kritischen Einwaagen sind ein Wägedruck oder eine Kontrolle durch eine zweite Person empfehlenswert, auch wenn die ApBetrO das nicht allgemein vorschreibt.

Weicht der Gehalt eines Wirkstoffs laut Prüfzertifikat deutlich von 100 % ab, wird die Einwaage korrigiert. Das betrifft etwa Stoffe mit Wasser- oder Kristallwassergehalt oder Antibiotika mit Gehaltsangabe. Der Korrekturfaktor beträgt f = 100 % / Gehalt in %. Die Mehrmenge wird bei der Grundlage abgezogen, damit die Gesamtmasse stimmt. Auch bei Rezepturkonzentraten wird die benötigte Menge über einen Dreisatz berechnet, und der Träger wird bei der Grundlage angerechnet.

💊 Praxistipp

Verordnet sind 0,100 g Wirkstoff, das Prüfzertifikat weist 95,0 % Gehalt aus. Einwaage: 0,100 g × 100/95 = 0,105 g; die Grundlage wird um 0,005 g verringert. Ins Protokoll kommen Faktor, Soll- und Ist-Einwaage. Auf dem Etikett steht die verordnete Wirkstoffmenge von 0,1 g.

Besonderheiten bei der Defektur

Defekturarzneimittel werden im Rahmen des üblichen Apothekenbetriebs auf Vorrat hergestellt, wenn sie nachweislich häufig ärztlich verschrieben werden. Die Menge ist auf bis zu hundert abgabefertige Packungen am Tag begrenzt (§ 21 Abs. 2 Nr. 1 AMG). § 8 ApBetrO verlangt dafür eine ausführlichere Herstellungsanweisung. Das Protokoll wird zum Zeitpunkt der Herstellung geführt und nennt die zugrunde liegende Herstellungsanweisung. Zusätzlich enthält es das Herstellungsdatum und die Chargenbezeichnung der Defektur, die Einwaagen der Ausgangsstoffe, die Gesamtausbeute und gegebenenfalls die Anzahl der abgeteilten Darreichungsformen sowie das Verfall- oder Nachtestdatum (§ 8 Abs. 2 ApBetrO). Patientenangaben entfallen. Hinzu kommen eine Prüfung nach schriftlicher Prüfanweisung mit eigenem Prüfprotokoll und die Freigabe durch einen Apotheker.

Freigabe, Signatur und Aufbewahrung

Vor der Abgabe kontrolliert ein Apotheker das Protokoll, die Ergebnisse der Inprozesskontrollen und das Endprodukt einschließlich der Kennzeichnung. Bei der Rezeptur kann die Prüfung auf eine organoleptische Prüfung beschränkt werden, wenn die Qualität durch das Herstellungsverfahren, die organoleptische Prüfung und, soweit vorgesehen, die Inprozesskontrollen gewährleistet ist (§ 7 Abs. 2 ApBetrO). Mehr dazu steht auf der Seite zur Freigabeprüfung. Die Freigabe wird mit Unterschrift dokumentiert. Bei elektronischer Dokumentation genügt seit dem 22. September 2026 eine fortgeschrittene elektronische Signatur (§ 22 ApBetrO); vorher war eine qualifizierte nötig.

Protokolle sind nach § 22 Abs. 1 ApBetrO bis mindestens ein Jahr nach Ablauf des Verfalldatums aufzubewahren, jedoch nicht weniger als fünf Jahre. Bei Rezepturen mit kurzer Aufbrauchsfrist gilt also praktisch die Fünfjahresfrist.

💡 Merke

Plausibilität vorher, Anweisung als Soll, Protokoll als Ist, Freigabe durch den Apotheker zum Schluss. Aufbewahrung: Verfall plus ein Jahr, mindestens fünf Jahre.

Typische Fallstricke

  • Prozentangaben, Einheitenwechsel und Salz-Base-Umrechnungen in der Verordnung nachrechnen.
  • Das Protokoll während der Herstellung führen und nicht nachträglich aus dem Gedächtnis ergänzen.
  • Ist-Werte eintragen, nicht die Sollwerte aus der Anweisung abschreiben.
  • Jede Abweichung samt Maßnahme festhalten, auch wenn das Ergebnis am Ende stimmt.
Beispiel: ausgefülltes Protokoll
Angabe Beispiel
Patient / Arzt Max Mustermann / Dr. Meyer
Arzneimittel Triamcinolonacetonid 0,1 % in Basiscreme DAC, 50 g
Herstellungsanweisung NRF-Monographie, apothekeneigene Anweisung „Cremes“
Ausgangsstoffe mit Charge oder Prüfnummer Triamcinolonacetonid mikrofein, Prüf-Nr. 26/114; Basiscreme DAC, Prüf-Nr. 26/098
Einwaagen Soll / Ist 0,050 g / 0,0502 g (Analysenwaage); 49,95 g / 49,96 g
Herstellungsparameter Rührsystem, Stufe und Rührzeit laut Anweisung
Inprozesskontrolle Ausstrich homogen, keine Agglomerate
Hergestellt von / freigegeben von A. Muster, PTA / M. Apotheker
Datum, verwendbar bis Herstellungsdatum; Frist laut Monographie
Abweichungen keine

Prüfungsfragen

Teste dich mit 3 Karten
wie in der mündlichen Prüfung iLies die Frage und antworte zuerst selbst, laut oder im Kopf, so wie in der mündlichen Prüfung. Deck dann die Musterantwort auf und schätze ehrlich ein, ob du es gewusst hast, teilweise oder nicht. Am Ende siehst du, wo du noch üben solltest.

Frage 1

Welche Rolle spielt die Plausibilitätsprüfung im Zusammenhang mit dem Herstellungsprotokoll, bevor Sie in der Rezeptur überhaupt anfangen herzustellen?

Musterantwort anzeigen

Die Plausibilitätsprüfung nach § 7 Abs. 1b ApBetrO steht vor jeder Rezepturherstellung. Ein Apotheker beurteilt die Anforderung nach pharmazeutischen Gesichtspunkten, insbesondere:

  • Dosierung und Applikationsart
  • Art, Menge und Kompatibilität der Ausgangsstoffe untereinander
  • gleichbleibende Qualität im fertigen Arzneimittel über den Haltbarkeitszeitraum und die Haltbarkeit

Dabei zeigt sich auch, ob besondere Maßnahmen nötig sind, etwa eine Einwaagekorrektur, eine Waage mit passender Mindestlast oder ein Rezepturkonzentrat. Das Ergebnis wird vom Apotheker dokumentiert. Hat er Bedenken, klärt er sie mit der verschreibenden Person. Bis dahin darf nicht hergestellt werden. Das Herstellungsprotokoll beginnt also erst, wenn die Plausibilität bestätigt ist. Die Plausibilitätsprüfung darf nicht an PTA delegiert werden.

Examens-Tipp: Nennen Sie die Prüfpunkte aus § 7 Abs. 1b und die Folge bei Bedenken: Rücksprache, vorher keine Herstellung. Falle: Die Norm verlangt eine pharmazeutische Beurteilung durch einen Apotheker, keine allgemeine „rechtliche Prüfung“.

Wie gut wusstest du es?

Frage 2

Was muss eine schriftliche Herstellungsanweisung in der Apotheke mindestens regeln, damit sie als Grundlage für die Herstellung geeignet ist?

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Die Herstellungsanweisung (§ 7 Abs. 1a ApBetrO) legt vorab schriftlich das Soll fest und wird von einem Apotheker unterschrieben. Sie enthält insbesondere Festlegungen zu:

  • Herstellungstechnik und Ausrüstungsgegenständen für die jeweilige Darreichungsform
  • Plausibilitätsprüfung nach § 7 Abs. 1b
  • Gerätschaften
  • Primärverpackung und Kennzeichnung
  • Inprozesskontrollen, soweit möglich
  • Vorbereitung des Arbeitsplatzes
  • Freigabe und Dokumentation

In der Praxis kommen Vorgaben zu Einwaage und Waagentyp, Hygiene- und Schutzmaßnahmen sowie Herstellungsparametern wie Rührzeit und Temperatur hinzu. Die Anweisung kann allgemein für eine Darreichungsform gelten. Sie enthält keine Chargennummern, denn die gehören ins Herstellungsprotokoll. Für Defekturen verlangt § 8 ApBetrO eine ausführlichere Anweisung je Arzneimittel.

Examens-Tipp: Prüfer achten auf die Trennung von Anweisung (Soll, vorab, vom Apotheker unterschrieben) und Protokoll (Ist, während der Herstellung, von der herstellenden Person). Wer Chargen in die Anweisung schreibt, verwechselt beides.

Wie gut wusstest du es?

Frage 3

Welche Angaben zu den Ausgangsstoffen müssen Sie im Herstellungsprotokoll dokumentieren, damit die Rückverfolgbarkeit gewährleistet ist?

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Nach § 7 Abs. 1c ApBetrO gehören ins Protokoll Art und Menge der Ausgangsstoffe sowie deren Chargenbezeichnung oder Prüfnummer. In der Praxis wird das ergänzt durch:

  • Bezeichnung und Qualität (z. B. Ph. Eur., DAC)
  • Soll- und Ist-Menge, bei Korrektur mit Korrekturfaktor
  • Verfall- bzw. Retestdatum des Stoffes (empfohlen, keine Pflichtangabe)

Die Prüfnummer verbindet das Protokoll mit der Identitätsprüfung des Ausgangsstoffs (§ 6, § 11 ApBetrO). Diese darf seit 22.09.2026 auch eine andere Apotheke desselben Betreibers übernehmen. So lässt sich bei einem Rückruf oder einer Reklamation feststellen, welche Rezepturen eine bestimmte Rohstoffcharge enthalten. Die Protokolle werden dazu bis mindestens ein Jahr nach Verfall, mindestens aber fünf Jahre aufbewahrt (§ 22 Abs. 1 ApBetrO).

Examens-Tipp: Merkhilfe: Was war es, in welcher Qualität, aus welcher Charge, wie viel wirklich? Wer die Aufbewahrungsfrist dazu nennt, punktet.

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