BtMBinHV - Betäubungsmittel-Binnenhandelsverordnung

§ 5 BtMBinHV Aufbewahrungspflicht

§ 5 BtMBinHV: Wer im BtM-Binnenhandel Lieferschein, Lieferscheindoppel und Empfangsbestätigung wie lange aufbewahrt, wann die Frist beginnt.

✓ gelesen 📖 § 5 BtMBinHV 

Die Empfangsbestätigungen oder bis zu deren Eingang die Lieferscheindoppel sind vom Abgebenden nach Abgabedaten, die Lieferscheine vom Erwerber nach Erwerbsdaten geordnet drei Jahre gesondert aufzubewahren und auf Verlangen der nach § 19 Abs. 1 des Betäubungsmittelgesetzes zuständigen Behörde einzusenden, Beauftragten dieser Behörde vorzulegen oder ihnen im Falle einer elektronischen Aufbewahrung zugänglich zu machen. Die Frist beginnt für den Abgebenden mit dem Abgabedatum, für den Erwerber mit dem Datum des Empfangs der Betäubungsmittel.

§ 5 der Betäubungsmittel-Binnenhandelsverordnung (BtMBinHV) regelt, wer die Belege aus dem Abgabebelegverfahren wie lange und in welcher Ordnung aufbewahren muss. Damit lässt sich jede Lieferung von Betäubungsmitteln (BtM) innerhalb Deutschlands auch Jahre später lückenlos nachvollziehen: wann, von wem, an wen und in welcher Menge. Für die Apotheke ist die Vorschrift Alltag, denn jede BtM-Lieferung des Großhandels kommt mit einem solchen Beleg. Die Belege und wer sie behält Der Abgabebeleg nach §§ 1, 2 BtMBinHV ist ein mehrteiliger amtlicher Formularsatz. Der Abgebende (z. B. Großhändler oder eine Apotheke, die BtM an eine andere Apotheke abgibt oder an den Großhandel zurückgibt) behält das Lieferscheindoppel. Der Lieferschein und die Empfangsbestätigung gehen mit der Ware an den Erwerber. Der Erwerber bestätigt den Empfang auf …

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Worum es geht

§ 5 der Betäubungsmittel-Binnenhandelsverordnung (BtMBinHV) regelt, wer die Belege aus dem Abgabebelegverfahren wie lange und in welcher Ordnung aufbewahren muss. Damit lässt sich jede Lieferung von Betäubungsmitteln (BtM) innerhalb Deutschlands auch Jahre später lückenlos nachvollziehen: wann, von wem, an wen und in welcher Menge. Für die Apotheke ist die Vorschrift Alltag, denn jede BtM-Lieferung des Großhandels kommt mit einem solchen Beleg.

Die Belege und wer sie behält

Der Abgabebeleg nach §§ 1, 2 BtMBinHV ist ein mehrteiliger amtlicher Formularsatz. Der Abgebende (z. B. Großhändler oder eine Apotheke, die BtM an eine andere Apotheke abgibt oder an den Großhandel zurückgibt) behält das Lieferscheindoppel. Der Lieferschein und die Empfangsbestätigung gehen mit der Ware an den Erwerber. Der Erwerber bestätigt den Empfang auf der Empfangsbestätigung und schickt sie an den Abgebenden zurück.

Großhandel liefert BtM mit Lieferschein und Empfangsbestätigung an die Apotheke. Die Empfangsbestätigung geht unterschrieben zurück. Der Großhandel bewahrt das Lieferscheindoppel bzw. die Empfangsbestätigung auf, die Apotheke den Lieferschein, jeweils drei Jahre.

Der Abgebende bewahrt die Empfangsbestätigung auf (bis zu deren Eingang das Lieferscheindoppel), der Erwerber den Lieferschein, jeweils drei Jahre gesondert.

An diese Rollen knüpft § 5 an:

Beteiligter Aufzubewahren Ordnung Fristbeginn Dauer
Abgebender Empfangsbestätigung, bis zu deren Eingang das Lieferscheindoppel nach Abgabedaten Abgabedatum 3 Jahre
Erwerber Lieferschein nach Erwerbsdaten Datum des Empfangs der BtM 3 Jahre

Das Lieferscheindoppel überbrückt also die Zeit, bis die unterschriebene Empfangsbestätigung zurückkommt. Danach ist die Empfangsbestätigung der maßgebliche Nachweis für den Abgebenden.

💡 Merke

Wer abgibt, bewahrt die Empfangsbestätigung auf (vorher das Lieferscheindoppel), geordnet nach Abgabedaten. Wer erwirbt, bewahrt den Lieferschein auf, geordnet nach Erwerbsdaten. Beide tun das drei Jahre gesondert.

Frist, Ordnung und Vorlage

Die Frist beträgt drei Jahre. Ihr Beginn ist ausdrücklich geregelt:

Die Frist beginnt für den Abgebenden mit dem Abgabedatum, für den Erwerber mit dem Datum des Empfangs der Betäubungsmittel.

— § 5 Satz 2 BtMBinHV

Gesondert heißt: getrennt von anderen Lieferscheinen, Rechnungen und sonstigen Geschäftsunterlagen, also in einem eigenen Ordner oder elektronisch in einer eigenen, klar abgegrenzten Ablage. Geordnet heißt chronologisch, damit bei einer Kontrolle jeder einzelne Vorgang schnell auffindbar ist.

Auf Verlangen der nach § 19 Abs. 1 Betäubungsmittelgesetz (BtMG) zuständigen Behörde sind die Belege

  • an die Behörde einzusenden,
  • deren Beauftragten vorzulegen oder
  • bei elektronischer Aufbewahrung zugänglich zu machen.

Welche Behörde das ist, hängt vom Beteiligten ab. Den Großhandel überwacht das Bundesinstitut für Arzneimittel und Medizinprodukte (BfArM). Den BtM-Verkehr in Apotheken und die Abgaben zwischen Apotheken, Krankenhäusern und Tierkliniken überwachen die zuständigen Landesbehörden (§ 19 Abs. 1 Satz 3 BtMG).

💊 Praxistipp

Der Großhandel liefert ein Opioid-Pflaster mit Lieferschein und Empfangsbestätigung. Die Apotheke prüft die Ware, bestätigt den Empfang auf der Empfangsbestätigung und schickt diese an den Großhandel zurück. Den Lieferschein legt sie im BtM-Belegordner nach Datum ab und bewahrt ihn drei Jahre ab Empfang auf. Mit dem Lieferschein wird zugleich der Zugang in der BtM-Dokumentation nach § 13 Betäubungsmittel-Verschreibungsverordnung (BtMVV) belegt.

Abgrenzung zu anderen Dreijahresfristen

Im BtM-Recht gibt es mehrere Aufbewahrungsfristen von drei Jahren. Sie betreffen aber unterschiedliche Unterlagen und unterscheiden sich in Ordnung und Fristbeginn:

  • § 5 BtMBinHV: Belege des Binnenhandels, ab Abgabe- bzw. Empfangsdatum.
  • § 8 Abs. 5 BtMVV: Teil III des BtM-Rezepts und fehlerhaft ausgefertigte Rezepte beim Arzt, Zahnarzt oder Tierarzt, geordnet nach Ausstellungsdaten.
  • § 13 Abs. 3 BtMVV: BtM-Karteikarten und BtM-Bücher, ab der letzten Eintragung.

Wie die Belege im Einzelnen auszufüllen sind und welche Meldung an das BfArM geht, regeln die Nachbarvorschriften zum Abgabebelegverfahren. § 5 betrifft nur das Aufbewahren.

Prüfungsfragen

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Frage 1

Welche Nachweise müssen Sie als abgebende Stelle im BtM-Binnenhandel aufbewahren, wenn die unterschriebene Empfangsbestätigung des Erwerbers noch nicht bei Ihnen eingegangen ist?

Musterantwort anzeigen

Nach § 5 BtMBinHV bewahrt der Abgebende grundsätzlich die Empfangsbestätigung auf. Bis zu deren Eingang tritt an ihre Stelle das Lieferscheindoppel, also der Teil des Abgabebelegs, der beim Abgebenden bleibt. Die Abgabe ist damit auch in der Zwischenzeit belegt.

Auch für das Lieferscheindoppel gilt: gesondert aufbewahren, nach Abgabedaten geordnet, drei Jahre ab Abgabedatum. Auf Verlangen der nach § 19 Abs. 1 BtMG zuständigen Behörde ist der Beleg einzusenden, Beauftragten vorzulegen oder bei elektronischer Aufbewahrung zugänglich zu machen. Sobald die Empfangsbestätigung zurückkommt, ist sie der maßgebliche Nachweis.

Examens-Tipp: „Solange noch nicht eingegangen“ ist der Hinweis auf das Lieferscheindoppel als Zwischennachweis. Danach gleich Frist, Ordnung und „gesondert“ nennen, dann ist die Antwort vollständig.

Wie gut wusstest du es?

Frage 2

Nach welchem Datum müssen die Nachweise im BtM-Binnenhandel geordnet werden, und warum verlangt die Verordnung das?

Musterantwort anzeigen

Der Abgebende ordnet die Empfangsbestätigungen bzw. Lieferscheindoppel nach Abgabedaten. Der Erwerber, etwa die Apotheke, ordnet die Lieferscheine nach Erwerbsdaten. Zusätzlich sind die Belege gesondert von anderen Geschäftsunterlagen aufzubewahren.

Der Zweck ist die lückenlose Rückverfolgbarkeit des BtM-Verkehrs. Bei einer Kontrolle durch die Überwachungsbehörde lässt sich jeder Vorgang chronologisch und schnell auffinden und mit der BtM-Dokumentation (Karteikarte bzw. BtM-Buch nach § 13 BtMVV) abgleichen. Fehlmengen oder Abzweigungen fallen so auf.

Examens-Tipp: „Geordnet“ immer konkret machen: Abgebender nach Abgabedaten, Erwerber nach Erwerbsdaten. Wer den Zweck (Kontrolle, Abgleich mit der Kartei) nennt, punktet beim Einordnen.

Wie gut wusstest du es?

Frage 3

Wann beginnt für die Apotheke als Erwerber die dreijährige Aufbewahrungsfrist für BtM-Lieferscheine, und welche Behörde darf die Vorlage verlangen?

Musterantwort anzeigen

Für den Erwerber beginnt die Frist nach § 5 Satz 2 BtMBinHV mit dem Datum des Empfangs der Betäubungsmittel. Maßgeblich ist also nicht das Ausstellungsdatum auf dem Lieferschein. Ab dem Empfang ist der Lieferschein drei Jahre gesondert und nach Erwerbsdaten geordnet aufzubewahren.

Zuständig ist die Behörde nach § 19 Abs. 1 BtMG. Für den BtM-Verkehr in Apotheken sind das die zuständigen Landesbehörden. Das BfArM überwacht dagegen den übrigen BtM-Verkehr, etwa den Großhandel. Die Apotheke muss die Lieferscheine auf Verlangen einsenden, den Beauftragten der Behörde vorlegen oder bei elektronischer Aufbewahrung zugänglich machen.

Examens-Tipp: Typische Falle ist die Verwechslung mit § 13 Abs. 3 BtMVV: Dort beginnt die Frist für Karteikarten mit der letzten Eintragung. Bei § 5 BtMBinHV ist der Beginn für den Erwerber der Empfang der BtM.

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