ChemVerbotsV - Chemikalien-Verbotsverordnung

§ 9 Identitätsfeststellung und Dokumentation

📖 § 9 ChemVerbotsV 

  1. Über die Abgabe von Stoffen und Gemischen, für die in Anlage 2 auf diese Vorschrift verwiesen wird, ist ein Abgabebuch zu führen. Das Abgabebuch kann auch in elektronischer Form geführt werden.

  2. Die abgebende Person hat bei der Abgabe

  1. die Identität des Erwerbers, im Falle der Entgegennahme durch eine Empfangsperson die Identität der Empfangsperson und das Vorhandensein der Auftragsbestätigung, aus der der Verwendungszweck und die Identität des Erwerbers hervorgehen, festzustellen,
  2. in dem Abgabebuch für jede Abgabe zu dokumentieren: a) die Art und Menge der abgegebenen Stoffe oder Gemische, b) das Datum der Abgabe, c) den Verwendungszweck, d) den Namen der abgebenden Person, e) den Namen und die Anschrift des Erwerbers, f) im Fall der Entgegennahme durch eine Empfangsperson zusätzlich den Namen und die Anschrift der Empfangsperson und g) im Fall der Abgabe an öffentliche Forschungs-, Untersuchungs- oder Lehranstalten zusätzlich die Angabe, ob die Abgabe zu Forschungs-, Analyse- oder Lehrzwecken erfolgt, und
  3. dafür zu sorgen, dass der Erwerber oder die Empfangsperson den Empfang des Stoffes oder Gemisches im Abgabebuch oder auf einem gesonderten Empfangsschein durch Unterschrift oder durch eine handschriftliche elektronische Unterschrift bestätigt.

  1. Das Abgabebuch und die Empfangsscheine sind vom Betriebsinhaber mindestens fünf Jahre nach der letzten Eintragung aufzubewahren.

  2. Soweit in Anlage 2 Spalte 3 auf diesen Absatz verwiesen wird, gelten die Anforderungen nach Absatz 1, 2 Nummer 2 und 3 und Absatz 3 bei der Abgabe an den in § 5 Absatz 2 genannten Empfängerkreis nicht, wenn der Betriebsinhaber die Angaben nach Absatz 2 Nummer 2 und 3 in anderer Weise für mindestens fünf Jahre nachweisen kann.

Dokumentationspflicht bei der Abgabe besonders überwachungsbedürftiger Chemikalien

Die Vorschriften des §9 Chemikalien-Verbotsverordnung (ChemVerbotsV) bilden das Kernstück der Dokumentation rund um die Abgabe von „Verbotsstoffen“ an Endabnehmerinnen und Endabnehmer. Die Regelung schreibt vor, wie, was und wie lange zu dokumentieren ist, um die Rückverfolgbarkeit sowie die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben einwandfrei sicherzustellen.

Was muss dokumentiert werden?

Bei der Abgabe von bestimmten, besonders überwachungsbedürftigen Stoffen an nichtgewerbliche Abnehmerinnen sind detaillierte Angaben zu machen. Ziel*: Lückenlose Nachvollziehbarkeit.

Zu dokumentieren sind insbesondere Art und Menge des Stoffes, Name und Anschrift der abgebenden Person, sowie der abgebenden und der erwerbenden Person einschließlich deren Unterschriften.

Das beinhaltet:

  • Art und Menge des abgegebenen Stoffes
  • Name und Anschrift der abgebenden Person bzw. Einrichtung
  • Name und Anschrift der abnehmenden Person
  • Datum der Abgabe
  • Unterschrift der abgebenden und der abnehmenden Person

Ohne diese – möglichst zeitnah bei der Abgabe – dokumentierten Informationen ist die Abgabe unzulässig.

Identitätsfeststellung: Wer bekommt was?

Eine Abgabe darf nur gegen Vorlage eines amtlichen Ausweises erfolgen. Die Identität der erwerbenden Person ist nachzuprüfen und festzuhalten. Dabei muss der Abgebende

  1. sich den Ausweis vorlegen lassen,
  2. die notwendigen Angaben (Name, Anschrift, Geburtsdatum) übernehmen,
  3. sowohl das Ausweisdokument als auch die Übertragung der Daten schriftlich bestätigen lassen (Unterschrift der abnehmenden Person).

Die Unterschrift der erwerbenden Person ist verpflichtend zu dokumentieren.

Aufbewahrungsfrist

Die Dokumentationsunterlagen über jeden einzelnen Abgabevorgang müssen mindestens 3 Jahre aufbewahrt werden. Sie müssen der zuständigen Behörde bei einer Kontrolle unverzüglich vorgelegt werden können.

TippPraxisrelevant: Dokumentation und Unterschrift

Die vollständige Dokumentation jedes Vorgangs – inklusive Unterschrift beider Parteien – ist zwingend vorgeschrieben und erhöht die Nachvollziehbarkeit und Rechtsicherheit.

Ohne lückenlose Dokumentation, inklusive Identitätsfeststellung und Unterschrift, ist die Abgabe verboten und stellt eine Ordnungswidrigkeit dar.

Übersicht Anforderungen

Dokumentationspflicht Inhalt/Umfang Praxisbeispiel
Art & Menge z.B. „100 ml Salpetersäure 65%“ Eintrag ins Dokumentationsbuch
Name & Anschrift Abgebende*r z.B. „Apothekerin Müller, Apotheke Mustermann, Straße 1, 12345 Ort“ Durch Personalausweis/Kassennachweis dokumentiert
Name & Anschrift Erwerber*in z.B. „Max Mustermann, Musterstraße 2, 67890 Ort“ Laut Ausweisdokument
Datum, Unterschriften Aktuelles Datum, Unterschrift der/des Erwerber*in und der abgebenden Person Beide Parteien unterschreiben vor Ort
Aufbewahrungsfrist 3 Jahre Archivierung, ggf. digital

Zusammenfassung

§9 ChemVerbotsV verpflichtet zur lückenlosen schriftlichen Dokumentation bei der Abgabe besonders überwachungsbedürftiger Stoffe. Kernpunkt ist die Identitätsfeststellung, die vollständige Erfassung der relevanten Angaben und die gegenseitige Unterzeichnung. Alle Unterlagen müssen mindestens drei Jahre aufbewahrt und zur Kontrolle bereitgehalten werden. So entsteht Rechtssicherheit – und die Verantwortlichkeit der Apotheker*innen bleibt jederzeit nachvollziehbar.

Prüfungsfragen

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Frage 1

Welche Angaben müssen Sie bei der Abgabe eines besonders überwachungsbedürftigen Stoffes an nichtgewerbliche Endabnehmer*innen so dokumentieren, dass der Abgabevorgang vollständig rückverfolgbar ist?

Musterantwort anzeigen

Nach § 9 ChemVerbotsV ist bei der Abgabe an nichtgewerbliche Abnehmer*innen eine lückenlose schriftliche Dokumentation des einzelnen Abgabevorgangs erforderlich. Zu erfassen sind insbesondere:

  • Art und Menge des abgegebenen Stoffes
  • Name und Anschrift der abgebenden Person bzw. der abgebenden Stelle
  • Name und Anschrift der erwerbenden Person
  • Datum der Abgabe
  • Unterschriften der abgebenden und der erwerbenden Person

Wesentlich ist, dass diese Angaben vollständig und im Zusammenhang mit der Abgabe festgehalten werden; ohne vollständige Dokumentation ist die Abgabe unzulässig.

Examens-Tipp: Antworte in der Prüfung am besten als Checkliste: „Art/Menge – Beteiligte mit Anschrift – Datum – beide Unterschriften“. Betone ausdrücklich, dass ohne vollständige Dokumentation die Abgabe nicht erfolgen darf.

Frage 2

Wie müssen Sie die Identität der erwerbenden Person bei der Abgabe besonders überwachungsbedürftiger Stoffe praktisch überprüfen und in die Dokumentation übernehmen?

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Die Identität der erwerbenden Person ist im Rahmen des Abgabevorgangs durch Vorlage eines amtlichen Ausweises zu überprüfen. Praktisch bedeutet das:

  • Der/die Erwerber*in muss einen amtlichen Ausweis vorlegen.
  • Die für die Identitätsfeststellung notwendigen Angaben werden aus dem Ausweis übernommen, insbesondere Name, Anschrift und Geburtsdatum.
  • Die erwerbende Person muss die Ausweisvorlage und die Datenübernahme schriftlich bestätigen, insbesondere durch ihre Unterschrift.

Damit ist die Identitätsfeststellung nicht nur „gesehen“, sondern nachvollziehbar dokumentiert.

Examens-Tipp: Sag klar: „Ohne amtlichen Ausweis keine Abgabe“. Prüfer mögen es, wenn du die Schritte wie einen Ablauf schilderst (vorlegen lassen → Daten übernehmen → schriftlich bestätigen lassen).

Frage 3

Welche Rolle spielt die Unterschrift der erwerbenden Person bei der Dokumentation des Abgabevorgangs, und was folgt, wenn sie fehlt?

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Die Unterschrift der erwerbenden Person ist ein zwingender Bestandteil der Dokumentation nach § 9 ChemVerbotsV. Sie dient dem Nachweis, dass

  • die Identität überprüft wurde und
  • die dokumentierten Angaben zum Abgabevorgang von der erwerbenden Person bestätigt werden.

Fehlt diese Unterschrift, ist die Dokumentation nicht vollständig. Dann darf die Abgabe nicht durchgeführt werden; eine Abgabe ohne vollständige Dokumentation ist verboten und kann als Ordnungswidrigkeit geahndet werden.

Examens-Tipp: In der Prüfung unbedingt „zwingend“/„verpflichtend“ sagen und den Konsequenzsatz anschließen: „Fehlt die Unterschrift → Dokumentation unvollständig → Abgabe unzulässig“. Das zeigt Rechtsfolgenverständnis.

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